Mesin-Mesin Kantor sebagai Alat Komunikasi

MESIN-MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

KOMUNIKASI adalah suatu proses kegiatan menyampaikan informasi dari pihak satu ke pihak lain yang mengandung arti. Beberapa alat/ mesin di bawah ini adalah macam-macam alat komunikasi yang di pakai di perusahaan-perusahaan atau organisasi. Dengan kemajuan teknologi, komunikasi menjadi lebih cepat, lebih handal, dan lebih murah dibanding dengan metode komunikasi lain. Berikut ini macam-macam alat-alat komunikasi yaitu :

A.Faksimile

      Facsimile disebut  juga sebagai telecopier atau fotocopy jarak jauh. Yaitu mesin atau pesawat yang dipergunakan untuk mengirimkan dan menerima salinan dari informasi yang berupa gambar, foto, atau dokumen secara langsung. Komunikasi yang dilaksanakan dengan menggunakan facsimile disebut  Facsimile Exchange atau FAX, yaitu sistem pelayanan telegraph yang diberikan kepada langganan untuk dapat saling berhubungan langsung dengan menggunakan pesawat fecsimile melalui central FAX peritel.

 Ciri-ciri Facsimile

Ø  Di derakkan oleh tenaga listrik

Ø   Untuk mengirimkan salinan atau kopy dari informasi yang berbentuk gambar , foto, atau dokumen.

Ø  Harus dilengkapi dengan pesawat  telepon karena proses pengirimannya melalui piringan telepon.

Ø  Salinan atau copy yang diterima merupakan copy hitam putih.

Ø  Kertas untuk mengcopy berupa Roll kertas Thermal..

B.Aiphone/ Interphone

Dilihat dari bentuknya, intephone di bagi menjadi 2 macam, yaitu:

1.     Interphone dengan handset (gagang telepon)

Pada jenis ini interphone terdiri atas rumah interphone yang berisi tombol-tombol dan gagang interphone (handset) seperti gagang telephone yang memuat microphone dan receiver (penerima)

2.     Interphone tanpa handset

Pada jenis ini tombol dan mikropon menjadi satu. Berbentuk segi empat dan receiver (loudspeaker) berada di bagian tengah.

Ciri-ciri interphone:

·         Bekerja dengan menggunakan tenaga listrik.

·         Pembicaraan dapat di dengar oleh pesawat lain dalam satu jaringan.

·         Tidak dapat menyambung pada smbungan lain.

C.Teleprinter

     Telepinter hampir sama dengan telepon.  Akan tetapi,  bila telepon menggunakan kata-kata lisan, maka teleprinter menggunakan kata-kata tertulis. Teleprinter adalah mesin yang dapat mengetik pesan, teks yang di produksi dari kejauhan pada mesin yang serupa. Mesin pengiriman dan penerimaan tersebut dihubungakan dengan kabel telegraph atau radio. Walaupun secara teknis, kecepatan maksimumnya adalah 70 kata permenit, operator yang cakap umumya dapat mengirim hanya 35-40 kata permenit.

Selain itu, alat tersebut dapat digunakan untuk menerima dan mengirim telegram dan kawat. Pada beberapa mesin, pesan yang akan dikirimkan dapat disandikan pada pita kertas pelubang dan kemudian dikirimkan secara otomatis dengan kecepatan 70 kata per menit. Pesan yang baru masuk dapat pula di terima dalam bentuk pita berlubang untuk di uraikan sandinya dan di ubah ke dalam bentuk tercetak.

D.Telenote

        Telenote adalah sistem untuk pengiriman bahan yang di tulis atau di gambar dengan tangan lewat sirkuit telepon, entah pribadi, nasional, atau inetrnasional.

Pengirim menggambar atau menulis dengan menggunakan bolpoin yang di hubungkan dengan kabel yang fleksibel ke transmiter. Secara serentak, garis-garis yang sama di runut di atas kertas oleh alat penerima pada ujung lain sirkuit telepon. Pengiriman dapat terjadi secara bersamaan dengan percakapan telpon sehingga memungkinkan pesan tertulis di lengkapi dengan ilustrasi gambar, rumus, dan informasi lain yang tidak dapat di ungkapkan dengan mudah dalam kata-kata.

   

E.Teletex

      Adalah alat standar yang di setujui secara internasional untuk komunikasi antara pengolah kata dan komputer  mikro. Alat ini merupakan peningkatan dari teleks, yang lebih fleksibel, lebih cepat dan menghasilkan cetakan dengan kualitas lebih tinggi. Ini adalah layanan untuk penanganan teleks yang menggunakan saluran telepon, bukan sirkuit telegraph, dan mencakupi karakter huruf besar dan huruf kecil serta lebih dari 200 karakter serta simbol. Kecepatan pengiriman lebih tinggi, lebih dari 2000 bit per detik.

F.Telekonferensi

      Telekonferensi adalah salah satu alat komunikasi yang dapat berhubungan dengan melakukan kontak suara dan kontak tatap muka secara langsung pada monitor.

G. Teleks

      Teleks adalah alat yang di gunakan untuk mengirimkan berita tertulis secara cepat, dimana berita yang di kirim akan tercetak pada lembar penerimaan kedua pesawat  yang saling berhubungan. Keistimewaan dari teleks adalah dapat menerima berita pada saat kantor tutup, asal alat itu tetap di aliri listrik dan tersedia kertas. Pengiriman berita melalui teleks dapat di lakukan secara langsung  dan di rekam terlebih dahulu. Pengiriman berita secara langsung dengan cara mengetik berita pada saat pengiriman. Pengiriman secara tidak langsung dengan cara berita yang kan di kirim, di rekam terlebih dahulu pada pita teleks. .

H.Telepon

Pelayanan telepon Telkom digunakan secara begitu luas sehingga tidak memerlukan uraian umum. Adapun jenis yang paling lazim digunakan adalah:

a.       Telepon meja (tablephone) dan Triphopne untuk diletakan di atas meja

b.      Telepon dinding (wallphone) untuk di pasang pada dinding

c.       Telepon dengan pengeras suara (Loud speaking telephone) yang tidak perlu dipegang sewaktu bicara

d.      Telephone genggam (pagger) bentuknya kecil sehingga mudah di bawak kemana saja. Sekarang ini telepon semacam ini semakin digunakan oleh kalangan ekskutif serta semakin marak pula digunakan oleh mudah-mudi yang ekonomi keluarganya mampu.

                                                                                                          

Perangkat Penjawab Telepon

Alat ini secara otomatis menjawab telepon yang tidak diangkat dan dapat:

a.       Mengirimkan pesan yang direkam kepada pemanggil

b.      Meminta pemanggil untuk merekam pesan

c.       Digunakan sebagai mesin dikte jarak jauh

d.      Secara otomatis mengulang setiap pesan yang direkam oleh pemanggil, sewaktu diminta untuk melakukannya dengan menggunakan kata sandi rahasia yang diucapkan lewat telepon oleh orang yang berwenang.

1.      Radio telepon

Radio telepon merupakan sarana komunikasi yang berguna antara stasium pusat dan unit bergerak seperti mobil, truk, atau alat yang dilengkapi dengan alat portabel.

Sistem Komunikasi Lain

1.      Sistem Pemanggil Umum

Sistem pengeras suara ini digunakan secara luas di pabrik, toko, supermarket, kantor dan sebagainya. Sistem pemanggilan umum ini sebagai sarana untuk memberikan instruksi atau mendapatkan orang yang mungkin tidak berada di ruang kantor mereka.

Sistim ini bisa digunakan di kantor, memiliki kerugian, yaitu untuk menariuk perhatian satu orang, maka perhatian semua pekerja lain teralih dari pekerjaan mereka.

2.      Lokasi Staf

Sistim sinyal sederhana dengan bel untuk memanggil kurir atau juru tulis sudah merupakan hal yang umum. Ada pula sistim sinyal yang dirancang untuk melacak eksekutif dan orang lain yang selalu berkeliling di dalam gedung yang besar atau wilayah yanh luas dalam menjalankan tugas mereka.

Sinyal ini dapat berupa bunyi, kombinasi lampu berwarna, atau radio. Bila sinyal dibuat oleh radio, oreang yang mungkin dipanggil harus membawah sebuah alat penerima berukuiran kecil yang memancarkan sinyal dibawah kendali transmiter pusat. Alat penerima berukuran saku juga menyediakan fasilitas pembicaraan satu atau dfua arah untuk menyampaikan pesan.

3.      Televisi Sirkuit Tertutup (close – circuit television)

Ini adalah sarana komunikasi yang memiliki kegunaan yang sangat bervariasi. Suatu sistim yang terdiri dari sebuah kamera vidio, sirkuit penghubung dan layar televisi; hubungan suara juga dapat disediakan bila perlu. Sistem ini mungkin pula dihubungkan dengan alat perekan vidio/suara yang akan menyimpan sinyalo yang melewati sirkuit, sehingga memungkinkan sinyal tersebut diputar ulang pada layar monitor belakang. Pada dasarnya, televisi sirkuit tertutup adalah sarana untuk melihat kejauhan, umumnya antar sirkuit pribadi. Di kantor, gedung, toko dan sebagainya,.

PERKEMBANGAN ALAT KOMUNIKASI :

Sejarah Perkembangan Alat Komunikasi Dari Masa ke Masa

Sejak jaman dahulu manusia telah menciptakan berbagai alat dalam melakukan komunikasi khususnya media komunikasi jarak jauh untuk mendapatkan informasi atau tujuan lainnya tanpa perlu mendatangi langsung ke tempat tujuan untuk mengetahui informasi tersebut bayangkan, apa jadinya jika sejarah perkembangan komunikasi sama sekali tidak pernah terjadi? Bagaimana caranya seseorang menyampaikan keinginannya terhadap sesuatu kepada orang lain jika keberadaan komunikasi tidak pernah hadir. Manusia sebagai mahluk sosial yang memiliki keunggulan akal dibanding mahluk Tuhan lainnya memiliki cara pintar untuk saling memahami satu sama lain. Sejarah perkembangan komunikasi terus mengalami perubahan di setiap masa. Mulai zaman prasejarah hingga era modern seperti saat ini. Berikut ini merupakan sejarah perkembangan alat komunikasi dari masa ke masa yang telah diciptakan manusia untuk mendapatkan informasi yang lebih mudah dan maksimal.

1. Merpati Pos

Merupakan alat komunikasi dengan menggunakan burung merpati sebagai mengantar surat atau pesan, Merpati dipilih karena burung ini pintar, memiliki daya ingat kuat, kemampuan navigasi dan naluri alamiah untuk kembali ke sarang, metode ini berasal dari orang-orang Persia yang melatih burung-burung merpati. Pertama kali digunakan oleh Sultan Bagdad, Nuruddin (1416) untuk mengirimkan pesan sekitar kerajaannya. Orang Romawi menggunakan merpati pos untuk mengirim pesan kepada pasukan militernya. Orang Yunani memberitahukan pemenang olimpiade melalui merpati pos. pada masa perang dunia pertama (1914-1918) pun pasukan Amerika menggunakan merpati pos untuk komunikasi.

2. Telegraf

Telegraf merupakan alat untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh. Alat ini ditemukan oleh seorang warga Amerika, Samuel F.B. Morse bersama asistennya Alexander Bain pada tahun 1837. pesan pertamanya dikirim pdaa 6 Januari 1838. pesan yang dikirimkan oleh perator menggunakan kode morse. Pesan ini sering dinamakan pesan kabel atau kawat. Media ini sangat efektif dan dulu menjadi primadona meskipun yang bisa mengirim dam menerima hanyalah orang yang paham kode Morse.

Untuk keperluaan peperangan, media ini sangat diperlukan agar pesan rahasia tetap terjaga. Pesan ini pun diistimewakan karena umumnya pesan tersebut adalah pesan penting. Perkembangan selanjutkan, media ini melahirkan media baru seperti teleprinting dan faksimile. Di Indonesai pemanfaatan telegraf dimulai sejak saluran telegraf pertama dibuka 23 Oktober 1855, oleh Pemerintah Hidia Belanda. Telegraf pun dapat dirasakan masyarakat di 28 kantor telegraf. Tidak hanya menghubungkan Batavia (Jakarta) dan Buitenzorg (Bogor), telegraf pun bisa menghubungkan Jakarta dan Singapura, Jawa dan Australia.

3. Telephon

Penemuan telepon dipicu oleh permintaan penggunaan telegraf yang semakin berkembang dan meningkat. Telephon pun ditemukan pada sekitar tahun 1876 oleh Alexander Graham Bell. Di Indonesia telephon lokal pertama digunakan sejak 16 Oktober 1882 yang diselenggarakan pihak swasta. Jaringan telephon pertama ini menghubungkan Gambir dan Tanjung Priok (Batavia). Selanjutnya jaringan telephon dibuat di kota-kota besar lainnya. Tahun 1906, perusahaan jaringan telephon diambil alih dan dikelola Pemerintah Hindia Belanda melalui PTT (Post, Telegraf, Tetephon) Dienst. Seiring perkembangan, kebutuhan telekomunikasi meningkat jaringan telekomunikasi pun diperluas. Tahun 1967 PT Indosat (Indonesia Satelite Corporation) mulai membangun jaringan telephon gelombang mikro. Dimulai dengan jaringan Trans Sumatra dan Indonesia Timur. Selanjutnya, tahun 1976, satelit Palapa A-1 diluncurkan sehingga mengungkinkan jaringan telephon Indonesia meluas hingga mencapai luar negara.

4. Telegram

Telegram baru dipopulerkan pada tahun 1920-an. telegram barisi kombinasi kode yang ditransmisikan oleh telegraf. Telegram ini tarif mengirimannya lebih murah dari telephon, meskipun tarifnya dihitung berdasarkan jumlah karakter termasuk tanda baca. Namun waktu yang dibutuhkan pun sangat singkat, kurang dari satu hari, tidak seperti surat. Di Indonesia, telegram dipopulerkan oleh perusahaan Telkom. Ada dua jenis telegram, telegram biasa dan Indah. Tetegram biasa berwarna biru muda, sedangkan telegram indag biasa dikirmkan pada hari-hari khusus seperti hari raya ratau tahun baru.

5. Pager

Pager atau radia panggil merupakan alat telekomunikasi untuk menyampaikan dan menerima pesan pendek. Sekarang mungkin sudah jarang ditemukan, tetapi alat ini masih sering dipakai untuk orang-orang yang bergerak dibidang jasa seperti jasa informasi dari kesehatan. Pager ditemukan tahun 1956 oleh Multitone Electronic di Rumah Sakit St. Thomas London oleh dokter-dokter yang sedang bertugas dalam kondisi darurat. Sejak itu pager semakin berkembang. Sebelum telephon seluler berkembang, pager digunakan sebagai pengganti untuk layanan telephon lokal dan internasional. Di Indonesia pager muncul sebelum tahun 1997. pelanggannya mencapai 800.000. namun karena harga perangkat yang terus menerus melambung pelangan pun perlahan menurun. Apalagi telah munculnya teknologi telephon seluler.

6. Surat Eletronik (E-mail)

Merupakan sarana mengirim surat melalui jaringan komputer, misalnya internet. Surat elektronik mulai dipakai pada tahun 1960-an. Saat itu internet belum terbentuk, tetapi surat terkirim melalui jaringan yang berbentuk dari kumpulan “mainframe”. Mulai tahun 1980-an mulai bisa dipakai oleh umum.

7. Internet

Rangkaian yang membentuk iuternet (kependekan dari interconnected-networking) diawali pada tahun 1969 sebagai ARPANET. Rangkaian ini dibangun oleh ARPA (United States Department of Defense Advanced Research Projects Agency). Tahun 1983. ARPANET menukar protokol rangkaian pusatnya dari NCP ke TCP/IP, yang merupakan awal dari internet yang kita kenal. Di Indonesia, sejarah internet dimulai pada awal tahun 1990-an. Tahun 1992 hingga 1994, beberapa nama muncul diawal pembangunan internet salah satu diantaranya Onno W. Purbo. Tahun 1994 IndoNet menjadi ISP (Internet Serveci Provider) komersial pertama di Indonesia. Saat ini pihak Pos dan Telekomunikasi belum melihat celah bisnis internet. Mulai 1995 mucul jasa akses Telnet ke luar negeri, sehingga pemakai internet di Indonesia bisa mengakses internet (HTTP).

8. Telepon Genggam

Penemuan telephon genggam tak terlepas dari perkembangan radio. Berawal pada tahun 1921, Departemen Kepolisian Detroit Michigan mulai menggunakan telephon mobil satu arah. Kemudian tahun 1940, Galvin Manucfatory Corporation (sekarang Motorola) mengembangkan Handle-talllkle SCR536 untuk keperluan komunikasi di medan perang saat perang Dunia II. Namun, penemuan telephon genggam yang sebenarnya terjadi pada tahun 1973 oleh Martin Cooper dari Matorola Corp. telephon ini kemudian dikenal sebagai telephon genggam generasi pertama atau 1G. dari model inilah kemudian muncul telephon genggam berikutnya. Tahun 1990-an generasi kedua atau 2G muncul dengan teknologi GSM dan CDMA. Teknologi ini dilengkapi dengan pesan suara, panggilan tunggu dan sms (short message service). Ukuran dan berat yang lebih kecil menjadi unggulan teknologi ini. Kini, teknologi telephon genggam sudah mencapai generasi ketiga (3G) dan keempat (4G). teknologi ini memberikan jangkauan yang lebih luas lagi termasuk internet. Fitur telephon seluler pun bahkan mendekati fungsi PC. Bahkan untuk teknologi 4G memiliki heterogenitas jaringan hingga memungkinkan pengguna menggunakan beragam system kapan saja dan dimana saja. di Indonesia, teknologi telephon genggam pertama kali hadir pada tahun 1984 berbasis teknologi Nordic Mobile Telephone (NMT). Telephon genggam pun mulai beredar tahun 1985-1992, tetapi dengan bentuk yang masih besar dan berat. Tahun1993, PT Telkom memulai proyek percontohan seluler digital GSM (Global System for Mobile) yang dimulai di dua pulau, Batam dan Bintan. Setahun kemudian (1994) operator GSM pertama di Indonesia beroerasi melalui PT Satelindo. Selanjutnya mulai bermunculan operator GSM lainnya.

9. Pesan Instan (Instant Messaging)

Merupakan sebuah teknologi internet di mana para pengguna jaringan internet dapat mengirimkan pesan-pesan singkat pada saat yang bersamaan (real time). Istilah pesan instan ini mengacu pada teknologi yang dipopulerkan oleh America Online (AOL), kemudian diikuti Yahoo! (Yahoo Massenger), Google dan Microsoft (Windows Live Messenger). Bermula ketika orang-orang marak menggunakan teknologi secara online awal tahun 1990. para pengembang peranti lunak menciptakan software chat room, yakni suatu grup atau perseorangan bisa mengirimkan pesan kepada setiap orang di 'room' tersebut. Tahun 1996, pesan instan ini meledak saat diperkenalkan ICQ, sebuah pesan gratis. Namun AOL, menjadi pionir dalam kemunitas online pada tahun 1997, karena AOL bisa memberikan kemampuan pengguna berkomunikasi dalam waktu yang sama. Dari sinilah semakin berkembang perusahaan-perusahaan lainnya yang menciptakan mesin pesan instan.

10. Mobile Chat Messenger

Hampir sama seperti pesan instan, namun diaplikasikan kedalam sebuah handphone atau smartphone yang berteknologi tinggi. Ini bisa menggantikan penggunaan layanan SMS yang lebih komplit disertai dengan fitur-fitur menarik dan notifikasi. Ada banyak sekali aplikasi chat yang sangat terkenal, sebagai contoh Blackberry Messenger, Whatsapp, Ebuddy, Mig33, Nimbuzz dan masih banyak sekali yang tidak bisa disebutkan satu per satu.

KEKURANGAN DAN KELEBIHAN

Telepon
     Telepon adalah sebuah perangkat komunikasi yang digunakan oleh dua individu atau lebih dengan media suara. Sekarang, jenis telepon sudah terbagi menjadi 2 yaitu telepon rumahan (telepon yang tidak bias di bawa ke mana-mana karena menggunakan system kabel), dan telepon genggam/handphone (telepon yang dapat dibawa kemana saja karena menggunakan system signal).

 Kelebihan Telp:

1.      Pesan/informasi cepat tersampaikaN,

2.      Penelpon dapat di kenali atau di bisa di pastikan melalui suara penelpon,

3.      Nomor penelpon dapat di rahasiakan (private nomor) .

Kekurangan Telp:

1.      Tidak dapat ditinjau atau di dengar kembali atau sulit di buktikan kebenarannya,

2.      Biaya yang Mahal,

3.      Sulit dilakukan di waktu atau tempat tertentu seperti saat rapat,saat di perpustakaan,saat ibadah dan sebagainya.

REFERENSI

1.      Reza,krisna.2012.Sejarah perkembangan alat komunikasi,(Online)(http://chrezsoft.blogspot.com/2012/12/sejarah-perkembangan-alat-komunikasi.html?showComment=1427281465515#c6655953038981970019 , diakses 17 maret 2015)

2.      Arliny,lianur.2013.Komunikasi kantor,(Online)(http://lianuraliny.blogspot.com/2013/04/komunikasi-kantor.html , di akses 21 maret 2015)